KAYSERİ ÜNİVERSİTESİ
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ HAKKINDA AYDINLATMA METNİ

Kayseri Üniversitesi olarak, Kişisel veriler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve ilgili yasal mevzuat gereğince ve “veri sorumlusu” sıfatıyla aşağıda açıklanan kapsamda işlenecektir.

Kayseri Üniversitesi Kişisel Verilerin İşlenmesi Hakkında Aydınlatma Metni, (“Aydınlatma Metni”) KVKK’nın “Veri Sorumlusu’nun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı 10 uncu maddesi uyarınca; veri sorumlusunun kimliği, kişisel verilerin toplama yöntemi ve hukuki sebebi, bu verilerin hangi amaçla işleneceği, kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, veri işleme süresi ve KVKK’ nın 11 inci maddesinde sayılan hakların neler olduğu ile ilgili şeffaf şekilde bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Aydınlatma Metninde “Kişisel Veriler” için yapılan açıklamalar, “Özel Nitelikli Kişisel Verileri” de kapsar.

Kişisel Verilerin Toplama Yöntemi ve Hukuki Sebebi:

Kişisel verileri, Üniversite ile kişisel veri sahibi arasındaki ilişkiye bağlı olarak otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, Üniversite birimlerince oluşturulacak ve güncellenerek işlenecek, hem dijital hem de fiziki ortamda muhafaza altında tutulabilecektir.
Kişisel verileri, aşağıda yer alan amaçlar doğrultusunda ve 6698 sayılı KVKK’ nın 5 inci ve 6 ncı maddelerinde belirtilen kişisel veriler işleme şartları ve amaçları kapsamında işlenecek ve aynı Kanunun 8 inci ve 9 uncu maddeleri kapsamında aktarılabilecektir.

Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları:

Toplanan kişisel verileriniz, KVK Kanunu tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve KVK Kanunun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde, Kayseri Üniversitesi tarafından aşağıda yer alan amaçlarla işlenebilmektedir;

· Kayseri Üniversitesi tarafından verilen/ verilecek olan hizmetlerin sunumu ve hizmetlerle ilgili çalışmaların yürütülmesi,

· Kayseri Üniversitesi ile iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin, kurum ve kuruluşların hukuki ve ticari güvenliğinin sağlanması,

· Kayseri Üniversitesinin eğitim seviyesini artırmak için gerekli gördüğü faaliyetleri,

· Kayseri Üniversitesinin kurumsal stratejilerinin belirlenmesi, uygulanması ve sürdürülebilirliğinin sağlanması,

· Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve uygulanması,

· Sınav değerlendirme sürecinin objektif yapıldığını ortaya koyabilecek şeffaflığın sağlanması,

· Öğrencilerin barınma, sosyal, mali ve özlük haklarının yerine getirilebilmesi,

· Üniversite bünyesindeki tüm çalışanların mali ve özlük haklarının yürütülebilmesi,

· Personel ve öğrencilerin ilgili mevzuat gereği tutulması gereken kayıtlarının yapılabilmesi,

· İhale süreçlerinin yürütülebilmesi, alınan mal ve hizmetlerden kaynaklanan ödemelerin yapılabilmesi,

· Üniversite ile ilişkisi bulunan gerçek ve/veya tüzel kişilerin (öğrenciler, çalışanlar, mezunlar, personel adayları, öğrenci adayları, ziyaretçiler, tedarikçiler, iş ortakları, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları vb.) Üniversite ve/veya Üniversiteye bağlı birimlerce sağlanan hizmetlerden yararlanabilmeleri için gerekli çalışmaların yapılabilmesi,

· Üniversite ve/veya Üniversiteye bağlı birimlerde bulunan gerçek ve/veya tüzel kişilerin (öğrenciler, çalışanlar, mezunlar, personel adayları, öğrenci adayları, ziyaretçiler, tedarikçiler, iş ortakları, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları vb.) can ve mal güvenliği ile hukuki, ticari, iş sağlığı ve güvenliğinin sağlanabilmesi,

· İlgili tüm kanunlardan ve ikincil düzenlemelerden doğan/doğabilecek yasal ve düzenleyici gereksinimlerin yerine getirilebilmesi ve bu kapsamda gerekli tedbirlerin alınabilmesi,

· Görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşlar ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca yapılacak denetleme ve/veya düzenleme görevlerinin yürütülebilmesi,

· Öğrenciler ile akademik ve idari personel hakkında açılan/açılabilecek disiplin soruşturma süreçlerinin yönetilebilmesi,

· Üniversitede eğitim alan öğrencilere ve personele sağlık hizmeti sunulabilmesi,

· Kariyer planlamasında mezunlara destek olunabilmesi, mezun başarısının izlenmesi, mezunlar ağı oluşturulabilmesi,

· Spor faaliyetlerinin yürütülebilmesi ve Üniversite öğrenci topluluğa üye olunabilmesi, kulüp çatısı altında yapılan çalışma, etkinlik ve organizasyonlardan yararlanılabilmesi,

· Yargı organlarının ve/veya idari makamların istediği bilgi ve belge taleplerinin yerine getirilebilmesi

· Üniversite ve/veya Üniversiteye bağlı tüm birimlerde sunulan ürün ve hizmetlerin geliştirilebilmesi, memnuniyetin artırılabilmesi, bu kapsamda gerekli değişiklerin yapılabilmesi ile istatistiki ve bilimsel bilgiler üretilebilmesi,

· Ürün ve hizmetlere ilişkin, pazar araştırması, tanıtım ve gerekli bilgilendirmenin yapılabilmesi, şikayet ve önerilerin değerlendirilebilmesi için Üniversite ile paylaşılan iletişim kanalları üzerinden doğrudan irtibata geçilebilmesi

· Akademik eğitimler, bilimsel araştırmalar, proje başvuruları, Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu ile Sınai Mülkiyet Kanunu kapsamındaki haklara ilişkin başvuru, devir vb. her türlü faaliyetin sürdürülebilmesi,

· Üniversitenin insan kaynakları süreç ve politikalarının yürütülebilmesi,

· Üniversitenin stratejilerinin yasal uyum süreçlerinin belirlenebilmesi, geliştirilebilmesi ve uygulanabilmesi,

· Üniversite ile Üniversiteye bağlı birimlerin akreditasyon ve değerlendirme çalışmalarının yapılabilmesi,

· Eğitim, seminer vb. organizasyonlara katılım taleplerinin yerine getirilebilmesi,

· Yurtdışında faaliyet gösteren benzer kurumlarla geliştirilen eğitim ve araştırma amaçlı iş birlikleri, eğitim programları, personel değişimleri, yabancı ülke menşeili çalışanların ülkeleri ve ülke temsilcilikleri ile ortak etkinliklerin ve faaliyetlerin yürütülebilmesi,

· Veri güvenliği kapsamında, sistem ve uygulamalar için gerekli tüm teknik ve idari tedbirlerin alınabilmesi.

İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçlarla Aktarılabileceği

6698 sayılı KVKK ve ilgili yasal mevzuat kapsamında, işbu “Aydınlatma Metni” nin “Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları” başlıklı maddesinde belirtilen amaçlarla sınırlı ve KVKK’ nın 4 üncü maddesinde belirtilen “Genel İlkeler” ile 5 inci maddesinde belirtilen “Kişisel Verilerin İşlenme Şartları”, 6 ncı maddesinde belirtilen “Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Şartları” hükümlerine uygun olarak işlenen kişisel veriler, gerektiğinde, işlenmek üzere Üniversite ve/veya Üniversiteye bağlı birimlere, kanunen yetkili gerçek ve/veya tüzel kişilere, (iş ortaklarına, alt işverenlerine, tedarikçilerine, ürün ve hizmetlerini yürütmek üzere hizmet aldığı ya da herhangi bir alanda işbirliği yaptığı, yurt içinde ve/veya yurt dışında bulunan gerçek ve/veya tüzel kişilere), KVKK’nın 8 inci ve 9 uncu maddelerinde belirtilen durumlar çerçevesinde aktarılabilecektir.

Veri işleme süresi:

Kişisel verileri, işbu Aydınlatma Metni’ nin “Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları” başlıklı maddesinde belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere; Üniversite ve/veya Üniversiteye bağlı birimlerin tabi olduğu, başta 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu olmak üzere, diğer ilgili tüm kanun ve sair yasal mevzuatta yer alan veri işlenme ve zamanaşımı sürelerine riayet edilerek işlenecektir. Kanunlarda veri işlenme sürelerine ilişkin değişiklik yapılması halinde, belirlenen yeni süreler esas alınacaktır.

Kişisel Veri Sahibinin KVKK’nın 11 inci Maddesinde Sayılan Hakları:

Kişisel veri sahibi, KVKK’nın “İstisnalar” başlıklı 28 inci maddesinde öngörülen haller saklı kalmak kaydıyla, aynı Kanun’un 11 inci maddesi çerçevesinde Üniversiteye başvurarak, kişisel verilerinin;

· Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

· Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

· Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

· Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

· Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

· KVK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

· İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

· Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talepetme. haklarına sahiptir.

Başvurular, Üniversiteye ait ‘www.kayseri.edu.tr’ adresinde yer alan ‘Kişisel Veri Sahibi Başvuru Formu’ doldurulduktan sonra, aşağıda yer alan yöntemlerle yazılı veya elektronik ortamda yapılacaktır.

Yazılı olarak talepte bulunulması halinde;

Veri Sahibi Başvuru Formu’ nun ıslak imzalı bir nüshasını, Üniversite Genel Evrak Birimine kimliğini tespit edici bir belge ile şahsen teslim edecek veya 11 inci madde kapsamında sayılan haklara ilişkin başvuru yapmaya yetkili olduğunu gösterir noter tasdikli bir vekâletname ile vekaleten teslim edecek ya da noter aracılığıyla Üniversiteye gönderecektir.

Elektronik olarak talepte bulunulması halinde;

Veri Sahibi Başvuru Formu’nu, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda tanımlı olan “güvenli elektronik imza” sertifikasına sahip bir elektronik ya da mobil imza ile imzalayarak, “Üniversitenin Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresi olan “kayseriuni@hs01.kep.tr”adresini kullanarak gönderebilir veya veri sahibi tarafından Üniversiteye daha önce bildirmiş olduğu ve Üniversitenin sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik Üniversite tarafından geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama olması halinde bu vasıtalar aracılığıyla iletecektir.
Üniversiteye iletilen talepler, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içerisinde, 10/03/2018 tarihli ve 30356 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Veri Sorumlusuna Başvuru Usul Ve Esasları Hakkında Tebliğ’ in 7 inci maddesinde belirlenen işlem ücreti karşılığında, yazılı olarak veya elektronik ortamda cevaplandırılacaktır.